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¿Cómo organizar un evento virtual exitoso? - BtLab

¿Cómo organizar un evento virtual exitoso?

eventos virtuales exitosos ejemplos

Tomando en cuenta la pandemia global que se tiene actualmente es un poco tedioso tener que tomar las riendas de un evento virtual y hacerlo exitoso. Para esto, se deben de implementar recursos y herramientas valiosas que puedan hacer digno reflejo de los valores inculcados y que a su vez entreguen una imagen de capacidad y representación bastante digna. Ante esto, se puede llegar a realizar un evento de éxito y que valga la pena rememorar solo si se sigue de punta a punta las siguientes recomendaciones a continuación:

¿Cómo adaptar tu evento virtual  a esta nueva normalidad?

Por supuesto que esta es una de las recomendaciones que se pueden llevar a cabo para todos los eventos presenciales. Se reconoce que las metodologías para la comunicación, se basan en la enseñanza para que sean muy viables y efectivas en persona, pero no por esto lo serán en los formatos virtuales. Puesto que es importante que se pueda trabajar esto con un equipo de facilitadores, o de presentadores que vayan a la par del resto. Así el evento virtual tendrá objetivos mucho más claros y de cara a la planificación con tiempo. Este nivel de planificación lo que va a propiciar es una posibilidad de diseñar una experiencia virtual mucho más interactiva y a su vez detallada. Con buen contenido, siendo pertinente y que pueda captar la atención. Algunas de las incógnitas que se pueden plantear para dar buen pie:

  • ¿Es mi público adecuado a las nuevas tecnologías?
  • ¿Cuánto tiempo debería contar el público para su participación?
  • ¿Mediante cuáles dispositivos se pueden conectar los miembros del público?
  • ¿Se debe interactuar con estos o se puede llegar a trabajar de forma individual?

Con dicho diagnóstico se puede llegar a determinar la dinámica que se va a manejar en el evento. Se va a identificar y se va a realizar de forma sincronizada. Todo esto se lleva a cabo mientras se interactúa por medio de los videos, los audios o el mismo chat. Incluso, puede llevarse de forma asincrónica cuando se dispone los recursos en línea, de forma que estos accedan a estos con una severa participación de forma simultánea. Algunos de estos elementos creativos que van a incluirse en dichas metodologías pueden ser:

  • Encuestas, votaciones online, todo tipo de cuestionarios y otras herramientas.
  • Videos animados que posean un componente de storytelling.
  • Paneles de expertos o foros que cuenten con el live-streaming.
  • Clips que se encuentren pregrabados con mensajes de los líderes de la organización.
  • Aplicaciones para los dispositivos.
  • Ludificación.
  • Gráficos de visualización, todo tipo de infografías, gráficos y otros datos que puedan apoyar al contenido.

Identificación de las plataformas que se puedan adaptar mejor a los objetivos de su Evento Virtual

Puede que existan herramientas que se adapten mejor a las reuniones o a los seminarios más sencillos, un ejemplo de esto suele ser Skype o Webex. Por otra parte, existen eventos virtuales que logran ser mucho más complejos y a la vez innovadores, por lo que van a requerir de otro tipo de integraciones. La plataforma conocida como Zoom, además de llevar una mensajería instantánea, con un pleno registro que monitoriza a los participantes, va a permitir el llevar videollamadas a las salas virtuales que sean más convenientes de llevar a cabo otro tipo de actividades. Como es el caso de los talleres de información, de participación, práctica o entrenamiento y que cuentan con una modalidad para las sesiones que sean paralelas al ámbito del trabajo. Actividades que si o si van a requerir la división de los participantes en los grupos. Por otra parte, las plataformas educativas como es el ejemplo de Moodle, cuentan con una visión, un enfoque de open-source y a su vez e-learning que permiten la adaptación de integración los recursos visuales y sonoros. Estos van a beneficiar que se cumplan a cabalidad las metas del aprendizaje. Una buena práctica que es recomendable consta de la alineación tanto de los esfuerzos como de los negocios, siendo ambas, una vertiente de los objetivos de dicha organización. Tomando esta parte de esto, se puede llegar a ahorrar valiosos recursos con solo aliarse al departamento de internos o con aquellos socios que van a contar con alguna que otra meta similar. Lo que se pretende es buscar diversas formas de colaboración para el evento virtual, incluso se pudiera apuntar a un desarrollo en conjunto.

Promoción al evento virtual por medio de las herramientas de comunicación

Una forma de dar a conocer el evento virtual es por medio de los medios de comunicación virtuales. Para esto, se puede llegar a considerar al público meta al que se le quiere extender la invitación. A su vez, se debe tocar a los canales pertinentes para llegarles de forma eficaz y transmitirle los mensajes adecuados. Existen diversas herramientas como por ejemplo es el caso de Hubspot o MailChimp que van a invitar algunas enseñanzas gratis para poder generar atracción en el público y por medio de diversas campañas digitales. La mejor manera de extender invitaciones a los públicos internos, es poder hacerles participe por medio de las herramientas o los instrumentos digitales. En especial si estos se encuentran englobados en un contexto que involucra el teletrabajo. Si el evento virtual se encuentra de por sí, dirigido a lo que son los públicos externos, entonces las herramientas como el correo electrónico y el marketing de las mismas redes sociales han de ser útiles para poder generar una expectativa a las campañas. Algunas como es el caso de Facebook o LinkedIn van a contar con solvencias empresariales que van a permitir la segmentación de las audiencias. Invirtiendo en publicidades y ads a fines de poder promocionar todo el contenido que se desee.

Tenga en cuenta las reglas básicas del juego

Una vez que todos los participantes se encuentren confirmados, se plantea el seguro de proporcionar las reglas más claras y precisas de dicha plataforma. Es vital que se puedan incluir todo tipo de claves de ingreso, números de apoyo y uno que otro requerimiento para que se mantenga la fluidez de la experiencia.

Mantener el seguimiento a los participantes del evento

Para que todos los objetivos puedan ser cumplidos, hay que asegurarse de poder recopilar una data con todos los participantes del evento y posterior una encuesta breve. Esto a fines de evaluar la percepción y el esfuerzo que se dio a cabo con el evento. Una excelente herramienta para esto es SurveyMonkey. Por último, se les agradece por la participación y colocando a la disposición de quienes quieran, un material de apoyo.

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