Cómo Organizar un Evento Presencial

Organización de eventos presenciales peru

Organizar un evento presencial resulta necesario para el crecimiento de toda empresa.Pero, cómo realizarlo es la pregunta que muchos se plantean. Cada detalle cuenta, y todos inciden en los resultados que se obtendrán. 

La determinación de los objetivos, tener un presupuesto, promocionarlo debidamente. Estas son solo algunas acciones que debes considerar para conseguir los propósitos trazados. Hablemos acerca de cada uno de ellos, y cómo desarrollarlos para lograr resultados exitosos.

Establecer el tipo de evento y su presupuesto

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Al organizar un evento presencial, lo primero que debe hacerse es una planificación detallada del mismo. Para ello, comienza por definir los siguientes parámetros:

Objetivos

Si no sabes qué deseas alcanzar, entonces tus esfuerzos resultarán improductivos. Contar con un propósito claro te permitirá desarrollar el evento adecuado, captar la clientela que necesitas, nuevos socios o contactos.

¿Qué quieres lograr? Mostrar un producto o servicio, ganar clientes o incrementar las ventas. Estos pueden ser algunos propósitos que motiven la planificación de un evento presencial, que determinarán su enfoque y actividades.

Para ilustrarlo, si deseas presentar un nuevo servicio realiza demostraciones a todos los asistentes. De esta manera, comprobarás lo necesaria que es tu propuesta de valor.

Algunos tipos de eventos presenciales que se llevan a cabo en el mundo empresarial son:

  • Para captar nuevos clientes, en estos se presentan productos y ofertas.
  • Los que buscan fidelizar, con ellos logras afianzar el interés de las personas en el servicio o producto que brindas.
  • Enfocados en tus empleados, resultan ideales cuando deseas motivar o formar a tu equipo de trabajo.

Presupuesto

¿Con cuánto dinero se cuenta? ¿De qué manera usarlo en cada actividad? ¿Cuáles son los gastos y entradas? Esto debe mostrarse de forma clara en un presupuesto. De lo contrario, te arriesgas a invertir dinero en algo poco beneficioso o que se te escapen detalles importantes.

No improvises, puntualizar cada ítem te ayudará a no gastar más dinero del previsto. Debe hacerse con anticipación, de manera tal que los aspectos económicos, logísticos, técnicos y promocionales estén cubiertos.

Incluso, es importante dejar un excedente para casos de emergencia, así no tendrás que cubrir de manera improvisada los contratiempos.

¿Qué tomar en cuenta en tu presupuesto para un evento presencial? Veamos:

  • Alquilar el espacio donde se desarrollará.
  • Personal técnico, logística y equipos.
  • Ponentes
  • Catering
  • Marketing
  • Decoración

Ten en cuenta factores que generen ganancias como los sponsors, stands, entradas, ventas de mercancía, etc.

El desarrollo de un evento presencial

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La organización de un evento presencial conlleva el control de una gran cantidad de factores. Especificarlos con precisión te permitirá no solo una mejor ejecución, sino evaluar los resultados de manera certera.

Ten un cronograma, lugar y escaleta

Detalla estos tres factores que son esenciales para cualquier evento:

Cronograma

Dónde lo harás y en qué fecha, este es uno de los detalles más importantes a estimular. Debes hacerlo con anticipación y escoger un día no festivo, que permita a tu equipo tener suficiente disponibilidad.

Espacio o lugar

Investiga con tiempo cuál es el sitio acorde a las actividades que quieres desarrollar. Al seleccionar un espacio considera: precios, accesibilidad, conexión a internet, capacidad, iluminación, equipamiento técnico, mobiliario, etc.

Compara y busca el que tenga una mejor prestación, además, deberás reservarlo con tiempo. El espacio seleccionado dependerá de la cantidad de personas y el tipo de evento que quieras realizar.

Escaleta o agenda del evento

También, necesitas saber todo lo que sucederá minuto a minuto durante el desarrollo de las actividades. Para ello, desarrolla una escaleta con la cual puedas checar que se cumplan en el momento adecuado.

Ponentes y equipo técnico

Quiénes participarán en el evento, esa es una pregunta que debes responder desde que comienzas la planificación. Escógelos y habla con tiempo para confirmar su asistencia. Así mismo, debes estar al tanto de las temáticas que se expondrán y los tiempos de duración.

En esto también influirá el tipo de evento, por ejemplo, si es formativo se hará énfasis en los ponentes. En caso de ser promocional, tanto ponentes como patrocinantes deberán gestionarse con anticipación.

Necesitas, igualmente, el personal capacitado para realizar labores como:

  • Instalación de todos los equipos audiovisuales y de sonido.
  • Recepción de los asistentes.
  • Servicio de catering.

Promoción

Puedes planificar un evento de altura, pero si nadie lo sabe no tendrás la repercusión que esperas. Resulta necesario desarrollar una buena estrategia de marketing; para ello, considera:

  • Tu página web corporativa.
  • Las redes sociales de la empresa, haz publicaciones en forma directa o como post orgánicos.
  • Genera la sensación de escasez resaltando que los cupos son limitados.
  • Emplea el correo electrónico e incorpora un link hacia la página de aterrizaje, en ella estará el formulario de inscripción. Una vez tengas una lista concreta, puedes crear códigos QR exclusivos para hacer check-in.
  • Usa la publicidad display, por redes y de búsqueda.
  • Publica las fotos del behind the escene.
  • Usa videos cortos para publicitarlo.
  • Realiza publicaciones donde quede clara la oferta de valor, así como la importancia de asistir.
  • Promociona a los ponentes de manera ingeniosa, por ejemplo, añadiendo un pequeño video presentación de cada uno.

Networking e interacción

Estimular a la participación de los invitados debe ser una de tus prioridades. Crea un evento dinámico y entretenido, que te haga destacar de tus competidores. La gamificación es una excelente manera para conseguirlo.

Dependiendo de la naturaleza del encuentro, puedes colocar muestras del producto, crear simulaciones o armar stands.

Seguimiento post evento

Un evento no termina el día de su celebración, la clave está en lo que sucede luego. Por eso, el encargado debe realizar un control de todo lo sucedido en el mismo. Así, se podrán evaluar los resultados y aplicar las modificaciones debidas a futuros proyectos.

¿Qué debes considerar para un debido seguimiento?

  • Usar encuestas de evaluación que luego podrás estudiar en profundidad.
  • Revisa las menciones que tuvo el evento en todas las redes sociales disponibles.
  • Checa la asistencia y compárala con el número de personas inscritas.
  • Crea videos donde agradezcas a todos los asistentes, sponsors, exponentes, prensa, influencers, etc.
  • Coloca post con fotos y videos del evento en tus redes y página web.

Organizar un evento exitoso no tiene que ser complicado, solo requieres planificar sus aspectos con tiempo. Igualmente, contar con un equipo de trabajo multidisciplinar que cubra cada área. ¿Estás listo para que tu empresa alcance un nuevo nivel de crecimiento?

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